Guide complet des fonctionnalités de Maylee

Maylee est un client mail, conçu pour regrouper, comprendre et gérer vos emails de manière intelligente. Là où les solutions traditionnelles se contentent d’organiser les messages, Maylee va plus loin : elle analyse, apprend et agit à votre place, sans jamais vous faire perdre le contrôle.

Maylee commence par remettre de l’ordre dans la boîte de réception grâce à des labels intelligents, (manuels ou générés par l’IA), qui permettent de classer instantanément les emails et de visualiser clairement les priorités.

Au cœur de Maylee se trouve également le Magic Reply, un système d’intelligence artificielle capable d’apprendre votre façon de répondre aux emails afin d’automatiser les réponses de manière naturelle et cohérente.

Enfin, Maylee repense la gestion des emails dans son ensemble grâce à un mode éco qui permet de supprimer automatiquement les emails envoyés après l’envoi, limitant le stockage inutile et favorisant une utilisation plus responsable des données.

Dans cet article, nous allons explorer en détail comment fonctionne Maylee, en quoi elle se différencie des boîtes mail classiques comme Gmail, et pourquoi elle représente une nouvelle façon de penser la gestion des emails, fonctionnalité par fonctionnalité.

Les labels dans Maylee servent avant tout à comprendre sa boîte mail en un coup d’œil. Au lieu d’avoir une longue liste d’emails mélangés, chaque message aura une “vignette” de couleur: clients, prospects, urgent, à suivre, personnel, etc.

Vous pouvez créer tes labels manuellement, avec un nom et une couleur, pour organiser votre boîte exactement comme vous le souhaitez.

Un simple regard suffit pour savoir de quoi parle un email et s’il mérite votre attention tout de suite ou plus tard.

Mais Maylee peut aussi le faire toute seule. Grâce à l’intelligence artificielle, les emails peuvent être automatiquement associés aux bons labels selon leur contenu. 

Les labels vous aident à organiser vos emails de manière simple et efficace. Contrairement aux dossiers classiques, un email peut avoir plusieurs labels en même temps, ce qui vous permet de le retrouver selon différents critères. 

Par exemple, vous pouvez attribuer le label 

• “A répondre” aux messages que vous traiterez après.

• “Client” pour tous les échanges avec vos clients,

• “Projet X” pour suivre un projet précis. 

D’autres labels comme “Factures”, “À lire plus tard” ou “Équipe” permettent de classer facilement vos emails selon vos besoins. 

Ainsi, un même email peut porter plusieurs labels, comme “Client” + “A répondre”, pour être retrouvé immédiatement dans plusieurs contextes.

Les labels IA vont encore plus loin en organisant vos emails automatiquement grâce à l’intelligence artificielle. L’IA analyse le contenu de vos messages entrant et applique des labels comme “Urgent”, “Demande de prix”, “Demande de RDV”, “Factures” ou “Prospection”, sans que vous ayez à le faire manuellement. 

Elle peut même attribuer plusieurs labels à un même email, par exemple “Client” + “Urgent”, pour que vous retrouviez instantanément vos messages selon différents besoins, tout en gagnant un temps précieux au quotidien.

Mais les labels IA ne sortent pas de nulle part : c’est vous qui définissez les règles. Vous indiquez à Maylee ce qu’il faut reconnaître et quel label appliquer. 

Par exemple :

• “Demande de prix” pour un email qui semble provenir d’un prospect cherchant le tarif d’un produit.
  

• “Demande de RDV” pour un email qui concerne un rendez-vous, une visio ou une rencontre.
  

Grâce à cette combinaison d’automatisation et de paramétrage personnalisé, vos emails sont toujours bien organisés, faciles à retrouver et parfaitement adaptés à votre manière de travailler.

 Les labels IA rendent également le Magic Reply (dont on parlera ci-dessous) plus efficace car si les emails qui ont un point commun ont le même label cela rend plus simple la réflexion du Magic reply pour l’ecriture des mails.

Dans Maylee, la gestion des vues est un outil central pour organiser vos emails de manière claire et efficace. Une vue vous permet de regrouper automatiquement vos messages selon vos critères, qui peuvent être multiple et cumulé, par exemple vous pouvez mettre dans une vue:

• Tous les emails interne, donc tout les emails qui viennent d'un nom de domaine précis

• Tous les emails qui ont un label précis, ou une conjonction de deux labels

• Si vous avez par exemple une dizaine de boite mails sur votre compte vous pouvez regrouper 3 boites mails dans une vue et trois boites mails dans une autre

Plutôt que de chercher manuellement, vous accédez en un clic à des ensembles d’emails déjà classifiés, les possibilités sont illimités.

Les vues sont aussi particulièrement utiles lorsque vous gérez plusieurs adresses email ou plusieurs entreprises. Vous pouvez créer des vues distinctes pour chaque adresse ou chaque activité, afin de séparer clairement vos communications professionnelles, personnelles ou liées à différentes sociétés, sans tout mélanger dans une seule boîte.

Grâce aux vues, votre boîte mail devient un espace structuré, clair et adapté à votre façon de travailler

Avec les vues, vous gardez le contrôle sur votre boîte de réception et transformez la gestion des emails en une expérience plus intuitive et productive. Fini la surcharge visuelle : vos informations sont organisées exactement comme vous en avez besoin, tout en tirant parti des fonctionnalités intelligentes de Maylee.

L’IA analyse vos mails envoyés:

Si ce sont des mails interrogatifs (donc qui attendent une réponse), l’IA les analysera (point d’interrogation par exemple, en attente de votre retour, pourriez-vous…, j ’attends votre réponse etc) et les classera directement dans Waiting for reply du plus ancien au plus récent selon la date d’envoi pour que vous sachiez rapidement qui ne vous à pas encore répondu et donc potentiellement qui relancer.

Gagner du temps tout en restant professionnel dans vos échanges par email n’a jamais été aussi simple. Grâce aux fonctionnalités intelligentes de Maylee, vous pouvez rédiger, corriger et automatiser vos réponses en quelques secondes, sans effort.

 Que ce soit pour créer des messages types, améliorer la clarté de vos emails ou répondre automatiquement dans votre style, Maylee transforme votre façon de communiquer et rend chaque interaction plus rapide, efficace et personnalisée.

Grâce à l’intelligence artificielle intégrée, vous pouvez générer vos réponses simplement en dictant ou en écrivant un prompt.

Vous indiquez à l’IA ce que vous souhaitez transmettre, et elle propose automatiquement une réponse adaptée.

Par exemple, si vous recevez souvent des demandes de prix, vous pouvez créer un prompt demandant à l’IA de rédiger une réponse claire et complète sur votre tarification, incluant les formules de politesse d’ouverture et de clôture.

Une fois ce prompt généré et enregistré, vous pouvez le réutiliser pour toutes les autres demandes similaires et donc répondre BEAUCOUP plus rapidement au demande que vous avez souvent.

Quel gain de temps!

(PS: Avant chaque prompt il suffira de faire la fléche Majuscule et la touche / )

Avec l’assistance par IA de Maylee, vos emails deviennent instantanément plus clairs et accessibles. 

Vous pouvez:

• traduire vos messages dans la langue de votre choix

• corriger votre texte pour qu’il soit sans faute

• raccourcir votre email si celui-ci paraît trop long et vice versa

Tout se fait directement, rapidement et sans effort. 

Il est aussi possible de dicter ses emails directement dans Maylee, une option pratique pour accélérer la rédaction au quotidien et à la différence de la dictée dans ChatGPT directement c'est que Maylee va mettre en forme le message

Même Google n’offre pas un assistant aussi intelligent et intégré !

Le Magic Reply analyse vos emails entrants et sortants pour comprendre votre style, votre ton et vos habitudes de réponses. Ensuite, il peut rédiger automatiquement des réponses comme si c’était vous, parfaitement adaptées à chaque conversation.

• Les labels IA servent d’indicateurs sur les emails, donc ils aident Magic Reply à savoir de quel type de message il s’agit, quel ton adopter, ou quel contenu inclure.
  

• Sans ces labels, Magic Reply pourrait devoir analyser le contenu brut de chaque email à chaque fois, ce qui serait plus lent et moins précis.

Résultat : vous gagnez un temps considérable, tout en gardant vos messages clairs, cohérents et fidèles à votre manière de communiquer. 

L’Auto-Draft c’est la révolution pour gagner du temps:

Dés que vous recevez un mail, l’IA l’analyse et répond pour vous.

Vous n’avez plus qu’à relire et/ou corriger, si c’est ok, vous envoyez.

Si pendant la nuit vous avez reçu 10 mails, l’IA vous aura fait 10 brouillons de réponses et vous n’aurez plus qu’à relire au matin.

La dernière étape de toutes ses fonctionnalités de réponses automatique c'est vraiment l'auto-reply,

Mais tout d'abord quelque chose que nous n'avons pas expliqué plus haut, a chaque fois que le Magic Reply ou l'Auto-draft ecrit un message, il donne a un score de confiance. Plus l'IA a de data sur comment vous répondez, plus son score augmentera. Ensuite, en fonction des différents Label IA vous allez donc pouvoir parametré que :

• Si Label = "Demande de prix" et message généré par l'IA a un score de confiance de plus de 90% alors Envoyer automatiquement

L’ Éco Mode de Maylee est bien plus qu’une simple option : c’est une démarche écologique et intelligente. Contrairement à la plupart des messageries qui stockent indéfiniment tous vos messages, Maylee ne conserve pas les emails envoyés inutilement, ce qui réduit le volume de données stockées dans les serveurs.

 Chaque email stocké ou envoyé demande de l’énergie à des centres de données, rien qu’un seul email peut générer plusieurs grammes de CO₂ en comptant l’envoi, la lecture et le stockage !

En limitant ce stockage superflu, vous diminuez l’énergie consommée, ce qui rend votre boîte de réception non seulement plus légère et rapide, mais aussi plus respectueuse de l’environnement. 

Il y a différente manière de le parametré:

• Soit vous pouvez envoyer un email et cliquer pour l'envoyer sans le stocker, si vous avez vraiment pas besoin de relire, jamais.

• Soit vous pouvez set up un timing. Exemple, supprimer le message après 7 jours.

• Soit vous pouvez set up que lorsqu'on vous répond alors supprimer le message envoyé, puisque de toute manière lorsqu'une personne vous répond vous avez l'historique dans l'email.

Moins de stockage, moins d’énergie utilisée : voilà l’esprit de l’Éco Mode de Maylee.

Voilà, vous avez maintenant une vue complète de la plupart de fonctionnalités de Maylee.